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Recommandations générales
RGPD
Règlement Général de Protection des Données
Description
------------------------------------------------------------------------------
Les données sont désormais omniprésentes et au cœur
de la chaîne de création de valeur des entreprises.
Bien gérées et sécurisées, elles permettent de gagner en
efficacité et en compétitivité, de personnaliser
et de conforter la relation avec les clients, de conquérir
de nouveaux marchés, d’améliorer les produits et
services ou bien encore de faciliter la collaboration et la
mobilité.
Pour s’adapter aux enjeux du numérique et garantir une
meilleure maîtrise des données personnelles, une
nouvelle régulation européenne, le Règlement Général
sur la Protection des Données (RGPD), est entré en
application le 25 mai 2018.
RGPD
. Description
. Généralités
. Conformité de PEGASE-Propreté
(Applications Bureau et Mobiles) avec le
RGPD
. Sécurité
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Il renforce les droits des personnes et responsabilise davantage les organismes publics et
privés qui traitent leurs données.
LOGICONCEPT, en tant qu’éditeur du progiciel, et ID SOFT, en tant que maitre d’œuvre,
intégrateur et distributeur privilégié de PEGASE Propreté, ne sont pas responsables des
traitements que vous mettez en œuvre grâce aux données présentes dans votre logiciel.
En revanche, il nous revient de vous communiquer les bonnes pratiques à respecter en
regard du RGPD et évidemment de rendre conformes nos solutions logicielles afin de vous
permettre, en tant que responsables de traitements, de respecter vos obligations vis-à-vis
du RGPD.
ID SOFT attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et de
la vie privée. Pour être encore plus transparent avec nos tiers, nous avons mis à jour notre
Charte des Données Personnelles, vous pouvez en prendre connaissance sur notre site
internet :
http://idsoft.net/progiciels/nouveautes/
Vous pouvez faire valoir vos droits en nous contactant par mail via l’adresse dédiée
rgpd@idsoft.net
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Généralités
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pour mieux comprendre les fondements ainsi que les effets et conséquences du RGPD sur
votre entreprise, nous vous invitons à prendre connaissance des conseils de la CNIL
disponibles à l’adresse suivante :
https://www.cnil.fr/fr/rgpd-par-ou-commencer
Vous pouvez également vous référer au guide suivant proposé par la CNIL et BPI France
et destiné plus particulièrement au PME / PMI :
https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/bpi-cnil-guide-rgpd-
tpe-pme.pdf
Pour entamer votre propre mise en conformité avec le RGPD, le Règlement impose la
tenue de registres de traitement de données (des modèles de registres sont à disposition
si vous le souhaitez sur le site de la CNIL).
Les données stockées dans PEGASE-Propreté doivent être déclarées dans vos registres de
traitement de données. Afin de vous aider dans cette démarche, vous trouverez ci-après
la liste des données personnelles présentes dans PEGASE-Propreté, par entité.
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Conformité de PEGASE-Propreté (Applications
Bureau et Mobiles) avec le RGPD
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. LISTE DES DONNEES PERSONNELLES DANS PEGASE-Propreté (Applications
Bureau et Mobiles)
Les données suivantes (classées par entité), dites « Données Personnelles », sont
saisies et traitées dans PEGASE-Propreté (Applications Bureau et Mobiles) :
1.1. Prospect :
- Raison sociale
- Adresse
- Coordonnées téléphoniques et courriel
- Documents associés
- Coordonnées des contacts
- Fonction des contacts
- Situation familiale des contacts
- Date d’anniversaire des contacts
- Loisirs des contacts
- Historique des échanges
1.2. Client
- Raison sociale
- Adresse
- Coordonnées téléphoniques et courriel
- Coordonnées bancaires
- Documents associés
- Coordonnées des contacts
- Fonction des contacts
- Situation familiale des contacts
- Date d’anniversaire des contacts
- Loisirs des contacts
- Historique des échanges
- Descriptif des locaux
1.3. Postulant
- Nom, prénom
- Adresse
- Coordonnées téléphoniques et courriel
- Historique des échanges
- Documents associés
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1.4. Salarié
- Nom, prénom
- Adresse
- Coordonnées téléphoniques et courriel
- Situation familiale
- N° de Sécurité Sociale
- Nationalité et pays de naissance
- Coordonnées bancaires
- Photo
- Historique des échanges
- Documents associés
1.5. Fournisseur
- Raison sociale
- Adresse
- Coordonnées téléphoniques et courriel
- Coordonnées des contacts
2. Accès aux données personnelles à la demande d’un tiers
Depuis le 25/05/2018, le RGPD renforce l’obligation d’information et de transparence à
l’égard des personnes dont vous traitez les données et notamment :
2.1. Droit d’accès / Consultation
Afin de répondre à la demande de consultation d’un tiers, vous pouvez depuis
PEGASE-Propreté, éditer les données qui concernent :
- Un prospect
Edition de la fiche prospect
Edition de la liste des contacts
Edition de l’historique des échanges par contact
Edition de la liste des documents associés
- Un client
Edition de la fiche client
Edition de la liste des contacts
Edition de l’historique des échanges par contact
Edition de la liste des documents associés
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- Un postulant
Edition de la fiche d’état civil du postulant
Historique des échanges
Edition de la liste des documents associés
- Un salarié
Edition de la fiche d’état civil
Historique des échanges
Edition de la liste des documents associés
2.2. Droit d’accès / Rectification
A la demande d’un tiers, toutes les données listées ci-dessus sont modifiables par
la personne désignée responsable du suivi des réclamations RGPD (votre DPO,
« Data Protection Officer » par exemple) depuis les interfaces de saisies de
PEGASE-Propreté.
2.3. Droit d’accès / Suppression
Le support technique est à votre disposition pour fournir le process à utiliser dans
PEGASE-Propreté pour supprimer entièrement et définitivement une entité ainsi
que toutes ses données dépendantes.
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3. Droit d’opposition
Pour les mails gérés depuis PEGASE-Propreté :
- Envoi des factures par mail
- Envoi des relances de paiement par mail
- Mails de relance des devis
- Mails d’envoi des bons de travaux
- Mails d’envoi des rapports qualité
… les contacts destinataires doivent être clairement identifiés comme
destinataires des mailings et peuvent être désabonnés à leur demande, en
décochant la case prévue à cet effet.
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Pour les mailings externes à PEGASE-Propreté, par exemple l’envoi de mailings de
prospection commerciale ou d’information (Newsletter…), vous devez
impérativement, dans les messages envoyés, indiquer au contact la marche à
suivre qui va lui permettre d’exprimer sa demande de désabonnement.
Dans ce cas, le contact demandeur devra être décoché comme destinataire des
mailings sur la fiche Contacts.
4. Droit à la portabilité
A leur demande, les données des tiers, Postulants / Salariés / Prospects / Clients
/ Fournisseurs, peuvent être exportées au format « .csv » à retraiter ensuite par le
système cible.
Cette exportation peut être réalisée par notre service Support Client.
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5. Droit à la limitation de traitement
Vous devez vous assurer que les données saisies et gérées depuis PEGASE-
Propreté sont recueillies pour servir un objectif évidemment légal et légitime, et
impérativement nécessaire à votre activité commerciale.
Veillez notamment, dans les champs de saisie de texte libre, à toujours insérer des
commentaires pertinents et à exclure les propos excessifs.
6. Conservation des données
Les données personnelles ne peuvent être conservées de façon indéfinie dans les
fichiers informatiques : une durée de conservation doit donc être déterminée en
fonction de l'objectif ayant conduit à la collecte de ces données.
Une donnée qui n’est plus opérationnelle doit être dans un premier temps
archivée, ce qui permet de la faire disparaitre des arborescences et des listes
accessibles aux utilisateurs standards.
L’accès au mode Archive ne doit être autorisé qu’aux administrateurs de PEGASE-
Propreté, cela afin de limiter le nombre de personnes qui aura accès aux données
archivées.
Enfin, les données archivées devront être supprimées :
- en fonction des délais inscrits dans vos registres de traitement
- et/ou en fonction des délais légaux en vigueur
- et/ou en fonction des délais recommandés ou admis par la CNIL
https://www.cnil.fr/fr/limiter-la-conservation-des-donnees
Actuellement, la suppression en masse, en fonction d’une date butoir de
traitement, n’est pas disponible dans PEGASE-Propreté. Une prochaine version de
votre logiciel proposera aux administrateurs de la base de données ce type de
fonctionnalité.
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7. Sécurité d’accès aux données de PEGASE-Propreté
Chaque utilisateur PEGASE-Propreté doit être identifié par son propre code et son
mot de passe associé.
Nous vous conseillons d’imposer des mots de passe sécurisés sur au moins 8
positions et comportant au minimum 1 lettre en majuscule et 1 caractère spécial.
Chaque utilisateur de PEGASE-Propreté est relié à un profil utilisateur qui lui
donne des droits. Un utilisateur doit faire partie d’un profil qui lui donne
uniquement des droits sur les données en rapport avec sa fonction dans
l’entreprise.
8. Versions à venir de PEGASE-Propreté
Tous les nouveaux développements de PEGASE-Propreté sont désormais conçus
pour tenir compte des spécificités et exigences liées au RGPD.
De même, nos équipes de développement s’attachent au quotidien à améliorer les
fonctionnalités d’ores et déjà existantes. Nous travaillons ainsi à simplifier certains
traitements afin de vous permettre d’optimiser les process de traitement des
demandes reçues de vos tiers.
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SECURITE de vos données PEGASE-Propreté
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1. Sécuriser l’accès aux machines (poste informatique ou serveur)
1.1. Pour nos clients non hébergés
Vous êtes responsable de la sécurité d’accès à la machine (poste informatique ou
serveur sur lequel PEGASE-Propreté a été installé), cela comprend :
- Accès au local qui abrite ce poste/serveur (local sécurisé, qui ferme à clef)
- Accès au poste/serveur en lui-même
L’accès ne doit pouvoir se faire que par un code et un mot de passe.
Ce code et ce mot de passe doivent être changés à une fréquence régulière qui
ne doit pas excéder 6 mois.
- Le poste/serveur doit être équipé d’un logiciel d’anti-spam
- Le poste/serveur doit être équipé d’un logiciel pare-feu (firewall), ou
votre configuration réseau doit être équipée d’un pare-feu physique
- L’accès des utilisateurs à PEGASE-Propreté est sécurisé par un code
utilisateur et un mot de passe
Nous vous conseillons d’imposer des mots de passe sécurisés sur au moins 8
positions et comportant au minimum 1 lettre en majuscule et 1 caractère
spécial. Chaque utilisateur de PEGASE-Propreté est relié à un profil utilisateur
qui lui donne des droits. Un utilisateur doit faire partie d’un profil qui lui donne
uniquement des droits sur les données en rapport avec sa fonction dans
l’entreprise.
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1.2. Pour nos clients hébergés
Les serveurs PEGASE-Propreté sont hébergés dans des Datacenter OVH,
obligatoirement basé en métropole.
Notre fournisseur OVH garantie la sécurité des infrastructures : il s’engage sur une
sécurité optimale, notamment en ayant mis en place une politique de sécurité des
systèmes d’information et en répondant aux exigences de plusieurs normes et
certifications (certification PCI-DSS, certification ISO/IEC 27001, attestations SOC
1 TYPE II et SOC 2 TYPE II, etc.).
Vous pouvez retrouver l’ensemble des certifications OVH ainsi que leur périmètre
précis à l’adresse suivante :
https://www.ovh.com/fr/apropos/certifications.xml
L’accès aux serveurs d’hébergement PEGASE-Propreté est obligatoirement
effectué à partir d’un code et d’un mot de passe sécurisé.
L’administration de ces serveurs est effectué par du personnel interne à ID Soft
hautement qualifié et tenu par un engagement de confidentialité quant aux
informations auxquelles il pourrait avoir accès dans l’exercice de ses fonctions.
2. Accès à vos données PEGASE-Propreté dans le cadre du Service Support Client
ID SOFT ne vend pas, ne commercialise pas, n’exporte pas et ne loue pas à des
tiers les informations qui vous concernent.
Si votre base de données devait être copiée par le Service Support Client sur nos
serveurs, cela ne pourrait se faire qu’avec votre consentement express.
Par ailleurs, ID SOFT s’engage à prendre toutes les précautions afin de préserver
la sécurité des informations communiquées et notamment empêcher qu’elles ne
soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers (sauf accord de
votre part si nécessaire pour la résolution du problème exposé).
Cette base de données est stockée sur nos serveurs pendant le temps nécessaire
à la résolution du problème exposé, puis supprimée.
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3. Sauvegarde des données PEGASE-Propreté
3.1. Pour nos clients non hébergés
Les clients non hébergés sont entièrement responsables de la sauvegarde de leurs
données. A ce titre le répertoire d’installation de PEGASE-Propreté et tous ses
sous-répertoires doivent être sauvegardés à fréquence.
Un plan de sauvegarde doit être mis en place sur 3 cycles :
- une sauvegarde quotidienne sur un cycle d’une semaine
- une sauvegarde hebdomadaire sur un cycle d’un mois
- une sauvegarde mensuelle sur un cycle de deux mois
Les sauvegardes effectuées doivent être externalisées, à l’extérieur des locaux où
se situe le poste/serveur d’installation de PEGASE-Propreté.
Les sauvegardes peuvent être réalisées sur tous supports à votre convenance (clé
USB, disque dur externe, serveur externalisé …).
3.2. Pour nos clients hébergés
Nous sommes responsables des sauvegardes des serveurs que nous administrons
pour le compte de nos clients.
Dans ce cadre un plan de sauvegarde est mis en place, par serveur :
- cycle de 5 sauvegardes quotidiennes
- cycle de 4 sauvegardes hebdomadaires
- cycle de deux sauvegardes mensuelles
Les sauvegardes sont entièrement automatisées et ne nécessitent pas
d’intervention humaine.
Une procédure de contrôle est effectuée chaque semaine, le week-end.
Toutes les sauvegardes sont externalisées vers des serveurs de sauvegardes
indépendants.
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4. Sensibilisation aux Cyberattaques
4.1. Les Cyberattaques
On distingue aujourd’hui 2 types principaux de cyberattaques :
4.1.1. Le Phishing ou le Hameçonnage
La plupart du temps vous êtes piégé par un simple mail se faisant passer pour
un tiers de confiance (banques, administration, fournisseur d’accès Internet…)
qui vous invite à mettre à jour vos données personnelles.
Si vous cliquez sur le lien suggéré, vous êtes renvoyé vers un site qui apparait
comme authentique mais qui est pourtant bien factice…
4.1.2. L’attaque par Ransomware ou Rançongiciel
Vous recevez un mail assez crédible qui contient un message vous demandant
par exemple de payer une facture rapidement ou d’aller consulter un article
recommandé par un proche…
Vous êtes instantanément piégé si vous cliquez sur le lien ou la pièce jointe dans
ce mail. Le hacker récupère l’ensemble des données présentes sur votre
ordinateur ou votre smartphone et procède à leur chiffrage pour vous en
bloquer l’accès.
Pour obtenir la clef qui permettra de déchiffrer vos données, vous devez
procéder au versement d’une somme d’argent…
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4.2. SENSIBILISER VOS COLLABORATEURS – Informer et faire connaitre les bonnes
pratiques
Ces attaques étant de plus en plus répandues et aux conséquences rapidement
catastrophiques pour une entreprise, il est primordial de sensibiliser vos
collaborateurs aux pièges cachés des cyberattaques.
Ce devoir d’information des salariés relatifs aux risques Cyber-Criminels
fait partie intégrante des obligations du RGPD.
Toujours se méfier des mails réceptionnés :
Certains messages sont truffés de fautes d’orthographes ou écrit en
mauvais français mais d’autres peuvent être assez crédibles…
D’une manière générale, toujours faire preuve de vigilance vis-à-vis de
mails reçus d’expéditeurs inconnus, et surtout, ne cliquez pas sur un lien
ou une pièce jointe à moins d’être sûr de la source de l’envoi.
Toujours sauvegarder ses données :
Pensez à sauvegarder régulièrement vos données sur des périphériques
externes (toujours débrancher le périphérique externe de votre ordinateur
principal une fois l’opération de sauvegarde terminée) afin d’éviter de vous
exposer à une perte trop importante de vos données.
Ne répondez jamais à un mail en indiquant vos informations
confidentielles :
Aujourd’hui aucun service en ligne demande ce type d’informations par simple
réponse mail.
4.3. Attitude à adopter en cas de cyberattaque
Si malheureusement vous avez été piégé, la première chose à faire et d’aller porter
plainte au commissariat.
Vous êtes également tenus aujourd’hui, avec le RGPD, d’informer LA CNIL de
toute cyberattaque subie dans votre entreprise.
